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Aquí hay una escena común:

Es lunes por la mañana y aunque la semana acaba de comenzar, ya estás corriendo de tarea en tarea, pasando de un fuego estresante al siguiente. Parece que en cuanto se apaga un fuego, se enciende otro. Para el mediodía, eres consciente de que la semana va a ser otra lucha agotadora para sobrevivir.

Llega el viernes y, a pesar de las horas que has dedicado, es difícil señalar algún progreso sustantivo. Hubo mucho movimiento, pero ningún progreso real, una semana en la que no avanzaste nada, por decirlo así.

Si esto te hizo sentir un poco de escalofrío, no estás solo. Confía en mí, yo he estado ahí.

Aquí está la herramienta simple y poderosa que me ayudó a enfocar mi energía y escapar.

Separar “Lo Urgente” y “Lo Importante”

El presidente Dwight D. Eisenhower, o Ike, como lo llamaban sus amigos, fue un oficial militar y político estadounidense nacido en Denison, Texas, en 1890.

Su lista de logros personales y profesionales es larga:

• El graduado de West Point ascendió en las filas del ejército hasta alcanzar el rango de general de cinco estrellas en el Ejército de los Estados Unidos.
• Durante la Segunda Guerra Mundial, se desempeñó como Comandante Supremo de las Fuerzas Expedicionarias Aliadas en Europa y dirigió la famosa invasión de Normandía desde el Frente Occidental.
• Eisenhower se desempeñó como presidente de la Universidad de Columbia y como primer Comandante Supremo de la OTAN antes de ser elegido como el 34º presidente de los Estados Unidos, cargo que ocupó de 1953 a 1961.

Como indican sus logros militares y civiles, Eisenhower fue un líder y ejecutivo altamente efectivo. Se hizo conocido por su productividad prolífica, casi de otro mundo.

Su secreto: nunca confundió lo urgente con lo importante.

«Lo que es importante rara vez es urgente y lo que es urgente rara vez es importante«

Dwight D. Eisenhower

Podemos definir los dos términos de la siguiente manera (gracias a Brett McKay):

URGENTE: Una tarea que requiere atención inmediata para completarse.

IMPORTANTE: Una tarea que contribuye a su misión, valores o objetivos a largo plazo.

Con esta separación y base, recorramos esta herramienta: La matriz de Eisenhower.

La matriz de Eisenhower

Se trata de una herramienta de visualización que te obliga a diferenciar entre lo urgente y lo importante para priorizar y administrar tu tiempo de manera más efectiva. Fue popularizada por Stephen R. Covey en su famoso libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.

Así es como funciona la matriz de 2×2:

Eje X: De no urgente a urgente

Eje Y: De no importante a importante

Importante y Urgente

Estas son tareas que requieren atención inmediata y enfocada, pero también contribuyen a tu misión o metas a largo plazo.

Estas son tareas de «¡Hacer ahora!».

Objetivo: En el corto plazo, deseas manejarlas de inmediato, pero a largo plazo, deseas manejar las tareas importantes de manera que rara vez se conviertan en urgentes.

Nota de Sahil:

La vida se vuelve mucho menos estresante cuando te das cuenta de que URGENTE es muy rara vez tan urgente. La Falsa Urgencia a menudo te aleja de lo Realmente Importante. Tiene un efecto doblemente condenatorio.

Importante y No Urgente

Estas tareas son tus multiplicadores, construyen valor a largo plazo en tu vida.

Estas son tareas de «Decidir», ya que puedes planificar y programar cuándo enfocarte en ellas.

Objetivo: Dedica más tiempo a estas tareas. Planifica el tiempo para hacer un trabajo profundo aquí. A largo plazo, aquí es donde deberías intentar pasar la mayor parte de tu tiempo y energía.

No Importante y Urgente

Estas tareas son la categoría «cuidado», pueden agotar tiempo y energía sin contribuir a tus metas o visión a largo plazo.

Estas son tareas de «Delegar».

Objetivo: Dedica menos tiempo aquí y trata lentamente de construir sistemas que te permitan delegar estas tareas a personas para las que serán importantes.

Nota de Sahil:

He hablado sobre la delegación de pasada, pero nunca he escrito un artículo sobre estrategias más específicas sobre cómo delegar a medida que avanzas en tu carrera. Espero en el futuro abordar más el tema a profundidad.

No Importante y No Urgente

Estas son tareas y actividades que desperdician tiempo y drenan tu energía y productividad.

Estas son tareas de «Eliminar».

Objetivo: Dedica menos tiempo aquí.

Nota de Sahil:

Es tentador clasificar todas las actividades de «ocio», como relajarse y ver televisión en este cuadrante, pero si estas actividades te ayudan a recargar energías, pueden ser importantes. Por ejemplo, consideraría nuestro ritual de televisión nocturno como una parte importante de la relación con mi esposa. Es una manera simple en que nos recargamos juntos. Piensa cuidadosamente antes de eliminar tareas que pueden ayudarte a recargar energía.

Poniéndolo todo junto

La Matriz de Eisenhower es una poderosa herramienta de productividad en dos niveles:

1. En el presente, te ayuda a organizar y priorizar tus tareas y tiempo. Si te sientes abrumado, esta herramienta crea una desaceleración forzada que te permitirá ampliar tu visión y evaluar dónde debes estar invirtiendo tu tiempo.
2. A largo plazo, te enseña a enfocarte en lo importante y evitar la urgencia (en gran parte) innecesaria que llena nuestros días.

El objetivo final: gastar la mayor parte de tu tiempo en las tareas importantes que contribuyen a tu misión, valores o metas a largo plazo.

Para resumir las conclusiones:

• Maneja la esquina superior derecha
• Pasa la mayor parte de tu tiempo en la esquina superior izquierda
• Pasa menos tiempo en la mitad inferior

Escribo mucho sobre productividad, pero nunca he encontrado una herramienta más útil que la Matriz de Eisenhower. Me encuentro recurriendo a ella regularmente, especialmente cuando tengo mucho en mi plato y necesito reenfocarme.

Me encantaría saber de ti:

• ¿Cuál es la cosa más importante en tu vida profesional en este momento?
• ¿Cuáles son las cosas urgentes que pueden alejarte de ello?

Tweetéame a @SahilBloom e intentaré responder a cada uno de ustedes.

—Sahil

Fuente:

• Bloom, S. (2023). The Ultimate Productivity Tool. Retrieved 07 March 2023, from https://www.sahilbloom.com/newsletter/the-ultimate-productivity-tool.